language
menu
Overstappen van PMS voelt een beetje als sleutelen aan de motor terwijl de auto rijdt. Een Property Management System is immers het technische hart van een hotel. Reserveringen, gastgegevens, betalingen, rapportages en koppelingen met andere systemen komen daar allemaal samen.
Toch kan blijven werken met een systeem dat niet meer goed past ook erg kostbaar zijn. In gesprekken met hotels merken we dat tijd, frustratie en onnodig handmatig werk vaak net zo zwaar wegen als de kosten zelf.
Eén probleem is meestal geen reden om direct naar een ander PMS te zoeken. Maar als dezelfde knelpunten steeds terugkeren en onderdeel worden van de dagelijkse routine, is het goed om jezelf af te vragen of het systeem nog wel aansluit bij hoe je hotel vandaag de dag werkt.
Deze zeven signalen kunnen daarop wijzen.
Workarounds ontstaan vaak heel logisch. Een proces kan niet perfect worden ingericht in het PMS, dus wordt informatie bijvoorbeeld bijgehouden in Excel, handmatig overgetypt of elders opgeslagen.
Eén workaround is niet zo erg. Het wordt vervelend als er steeds meer bijkomen. Voor je het weet, heb je in feite een tweede systeem naast je PMS gebouwd dat bestaat uit Excel-bestanden, lijstjes en afspraken die vooral in de hoofden van medewerkers zitten.
Dat kost tijd en maakt processen foutgevoeliger. Ook het inwerken van nieuwe medewerkers wordt lastiger. Zij moeten niet alleen leren hoe het PMS werkt, maar ook alle uitzonderingen daaromheen kennen.
Kijk eens naar de dagelijkse taken buiten je PMS. Hoeveel daarvan zijn echt nodig en hoeveel zijn ontstaan omdat het systeem bepaalde processen niet goed ondersteunt?
Een PMS staat tegenwoordig nooit op zichzelf. Hotels werken bijvoorbeeld met een booking engine, channel manager, betaaloplossingen, revenue management software, kassasystemen en oplossingen voor housekeeping of gastcommunicatie.
Daarom is het belangrijk dat je PMS goed samenwerkt met de rest van je hoteltechnologie. Je wilt de vrijheid behouden om systemen te kiezen die bij jouw organisatie passen.
Nieuwe koppelingen die lastig te realiseren zijn, integraties die regelmatig voor problemen zorgen of beperkte keuzes in externe software kunnen op de lange termijn behoorlijk frustrerend zijn.
Kijk dus verder dan het aantal beschikbare integraties. Welke systemen gebruik je vandaag de dag echt? Welke wil je de komende jaren kunnen toevoegen? En hoe makkelijk werkt dat met je huidige PMS?
Hoe ontwikkelt de bezetting zich? Hoe verhoudt de omzet zich tot vorig jaar? Welke segmenten groeien? En hoe presteren verschillende kamertypes of locaties?
Hotels hebben veel data, maar daar heb je weinig aan als het veel werk kost om er antwoorden uit te krijgen.
Wanneer medewerkers verschillende rapporten moeten downloaden, data handmatig moeten combineren of eerst een Excel-bestand moeten bouwen voordat de informatie bruikbaar is, gaat er veel tijd verloren.
Belangrijke informatie over bijvoorbeeld bezetting, omzet, ADR en RevPAR moet eenvoudig toegankelijk zijn. Als je voor elke simpele vraag drie rapporten en een Excel-bestand nodig hebt, verzamel je uiteindelijk meer data dan je gebruikt.
Een PMS bevat veel functies. Voor medewerkers die er dagelijks mee werken, moet het vooral logisch en overzichtelijk zijn.
Eenvoudige taken zouden niet veel uitleg moeten vereisen. Nieuwe medewerkers moeten het systeem snel onder de knie kunnen krijgen. Als je terugkerende fouten of vragen opmerkt, kost dat elke week tijd die je liever ergens anders aan besteedt.
Soms helpt een betere configuratie of extra training enorm. Als het dagelijks gebruik lastig blijft, dan is gebruiksvriendelijkheid een belangrijk aandachtspunt. Een PMS kan uitgebreid zijn, maar het hoeft niet ingewikkeld aan te voelen.
Het PMS dat vijf of tien jaar geleden goed bij je hotel paste, is niet automatisch vandaag nog de beste oplossing.
Misschien is het hotel gegroeid, zijn er locaties bijgekomen of automatiseer je nu veel meer processen. Nieuwe diensten, andere betaalmogelijkheden, self-service of uitgebreidere banqueting kunnen ook andere eisen stellen aan je systeem.
Je wilt voorkomen dat je hotel in maat L groeit terwijl je PMS nog maat S draagt.
Een belangrijk signaal is dat je je processen steeds vaker moet aanpassen aan de beperkingen van het systeem. Technologie moet de ontwikkeling van je hotel ondersteunen, niet andersom.
Kijk daarom ook een paar jaar vooruit. Past je huidige PMS bij waar je organisatie naartoe wil?
Bij het kiezen van een PMS gaat veel aandacht uit naar functies en prijs. Hoe belangrijk goede ondersteuning is, merk je vaak pas als er iets misgaat.
Een PMS is bedrijfskritische software. Als de receptie vastloopt, een koppeling niet goed werkt of er vragen zijn over een proces, wil je snel iemand kunnen bereiken die begrijpt wat er aan de hand is.
Soms wil je gewoon kunnen bellen. Zonder eerst een ticket aan te hoeven maken en vervolgens af te wachten wanneer iemand reageert. Het helpt ook als je ondersteuning kunt krijgen in de taal waarin je het prettigst communiceert.
Goede ondersteuning draait ook om kennis van hotelprocessen en heldere communicatie. Je wilt niet in detail hoeven uitleggen hoe een hotel werkt voordat iemand naar het eigenlijke probleem kan kijken.
Als ondersteuning steeds meer energie kost, moet dat worden meegewogen in hoe tevreden je bent over je PMS-leverancier.
De prijs van een PMS zegt op zichzelf weinig. Een lage licentievergoeding kan alsnog duur uitvallen wanneer medewerkers veel handmatig werk moeten verrichten of wanneer je extra systemen nodig hebt voor allerlei belangrijke functies.
Een hogere prijs kan uitstekend te rechtvaardigen zijn als het systeem tijd bespaart, processen automatiseert en goed bij de organisatie past.
Het wordt interessant wanneer de kosten blijven stijgen terwijl je weinig extra waarde ervaart.
Kijk daarom naar het totaalplaatje: licenties, modules, koppelingen, ondersteuning, betaaloplossingen en aanvullende software. Neem ook de uren mee die medewerkers kwijt zijn aan handmatige processen en workarounds. Deze staan niet op de factuur van je leverancier, maar kosten je hotel wel degelijk geld.
Als je voor steeds meer onderdelen apart betaalt en je team tegelijkertijd veel handmatig werk houdt, is het logisch om eens te vergelijken wat er nog meer in de markt beschikbaar is.
Nee, een paar irritaties betekenen niet automatisch dat je een nieuw PMS nodig hebt. Soms ligt de oplossing in een andere inrichting, extra training of het beter benutten van functies die al beschikbaar zijn.
Zijn er meerdere structurele knelpunten of begint het systeem de dagelijkse operatie en verdere ontwikkeling van het hotel echt te beperken, dan wordt het interessant om alternatieven te onderzoeken.
De vergelijking begint vaak met een lijst functionaliteiten. Logisch, maar begin liever bij je eigen hotel.
Waar lopen medewerkers tegenaan? Welke processen kosten onnodig veel tijd? Welke systemen moeten goed met elkaar samenwerken? En welke plannen heeft de organisatie voor de komende jaren?
Vanuit die vragen wordt veel duidelijker wat je werkelijk van een nieuw PMS nodig hebt.
Kijk vervolgens naar zaken als:
Ook de totale kosten tellen mee. Een maandelijkse licentieprijs vertelt maar een deel van het verhaal. Extra software, implementatie, ondersteuning en handmatig werk hebben allemaal invloed op wat een oplossing uiteindelijk kost.
Betrek daarnaast verschillende afdelingen bij de keuze. De wensen van het management kunnen behoorlijk verschillen van wat de receptie of financiële administratie dagelijks nodig heeft.
Het beste PMS is uiteindelijk niet het systeem met de langste lijst functionaliteiten. Het is het systeem dat past bij je hotel, je medewerkers en de manier waarop je organisatie zich verder wil ontwikkelen.
Herken je meerdere signalen uit dit artikel? Dan is het een goed moment om te bepalen wat je vandaag écht van je PMS nodig hebt.
We spreken regelmatig hotels die voor deze afweging staan. Soms leidt dat tot een overstap en soms blijkt dat het huidige systeem prima voldoet met een andere inrichting. Wil je eens sparren over jouw situatie? Neem gerust contact met ons op.
De totaaloplossing voor jouw hotel
In de snel evoluerende hotelindustrie speelt technologie een cruciale rol in het verhogen van efficiëntie, het verbeteren van gastervaringen en het waarborgen van operationeel succes. Property Management Systems (PMS) staan hierbij centraal en bieden hotels...
Geïntegreerde betalingsoplossingen in hotelreserveringssystemen winnen aan populariteit vanwege de naadloze ervaring die ze bieden. Door betalingsverwerking rechtstreeks in het reserveringsplatform te...
In de concurrerende hotelbranche is het essentieel om zichtbaar te zijn op verschillende boekingskanalen. Een channel manager speelt hierin een sleutelrol door een hotel te helpen bij het beheren van beschikbaarheid, prijzen en reserveringen op meerdere online platforms.
De wereld van hoteltechnologie ontwikkelt zich razendsnel, en nieuwe innovaties veranderen hoe hotels hun dagelijkse operaties organiseren. Centraal in die ontwikkeling staat het Property Management System (PMS). De nieuwste generatie PMS-platformen presenteert zichzelf vaak als revolutionair: met strakke interfaces, cloud-first oplossingen en beloftes van automatisering die bijna te mooi klinken om waar te zijn.Maar achter die gelikte demo’s en flitsende presentaties zit vaak meer complexiteit dan je op het eerste gezicht denkt. Veel PMS-leveranciers schetsen een beeld waarin je in een paar minuten live kunt gaan, maar tegelijkertijd lees je in hun documentatie dat je handmatig data moet migreren en dat een goede training essentieel is.
Voor veel gasten lijkt het check-inmoment op een simpel ritueel: je komt binnen, laat je ID zien, betaalt de borg en krijgt je kamersleutel. Maar in werkelijkheid is het veel meer dan een administratieve handeling. Dit is vaak het eerste échte contactmoment tussen hotel en gast. En juist daar wordt de toon gezet voor de hele verblijfservaring.In de huidige hotelwereld, waarin gasten steeds hogere verwachtingen hebben en gemak centraal staat, is check-in uitgegroeid tot een strategisch moment. Een soepele check-in betekent blije gasten, minder werkdruk voor personeel en nieuwe omzetkansen via upgrades of extra’s. Maar loopt het mis? Dan kan de stemming omslaan nog voordat de gast zijn kamer ziet. Kortom: wie gastvrijheid en rendement serieus neemt, moet ook check-in serieus nemen.
Vroeger was de keuze tussen een hotelketen en een onafhankelijk hotel vrij simpel. Ketens boden zekerheid en spaarpunten, en onafhankelijke hotels waren... nou ja, wat avontuurlijker. Maar die tijd is voorbij. Gasten van nu willen meer dan gemak. Ze willen beleving. Iets unieks. Iets met karakter. En laat dat nou precies zijn waar onafhankelijke hotels in uitblinken. Het draait allang niet meer om enkel overnachten, maar om verbinding, persoonlijkheid en een goed verhaal. Dus hoe houden onafhankelijke hotels zich staande tussen de grote jongens? Simpel: door zichzelf te blijven – en dat werkt.
De gastervaring van vandaag vraagt meer dan comfort of luxe; hotelgasten willen echte verbinding en authentieke momenten beleven. In een hospitalitywereld die steeds meer draait om ervaringen, is je locatie niet slechts een adres; het is een strategisch middel om gasten unieke herinneringen mee te geven, hun loyaliteit te winnen en je te onderscheiden van concurrenten. Als je dit in je hoofd houdt, zorg je ervoor dat gasten niet alleen voor jouw hotel kiezen, maar ook met warme herinneringen naar huis gaan.
Op 1 april lanceerden we een behoorlijk opvallend nieuwtje: een investering van 90 miljoen euro, een splinternieuw hoofdkantoor in de VS, en een complete week VIPS PMS op The Sphere in Las Vegas. Over de top? Zeker. Echt? Niet bepaald. Maar achter al die gekkigheid zat eigenlijk iets serieuzers verstopt.Want ook al hangen we nog niet in neon boven de Strip, de hospitality-revolutie is volop aan de gang. Property Management Systems (PMS) veranderen van stille backoffice-tools in slimme platforms die je merk kunnen dragen. Investeerders zien het. Hotelteams merken het. En steeds meer hoteliers vragen zich af: “Waarom doen we dit eigenlijk nog met software uit 2005?”Dus laten we die nep-grap even loslaten en kijken naar de echte trends die er écht toe doen.
Effective cross-department cooperation is fundamental in hotel operations, dramatically affecting guest satisfaction, operational efficiency, and overall hotel performance. The hospitality industry thrives on seamless collaboration between departments such as front office, housekeeping, maintenance, and food and beverage (F&B). Without proper cooperation, hotels risk operational inefficiencies that can damage guest experiences, harm their reputation, and ultimately affect profitability negatively.When hotel departments collaborate effectively, they not only meet but exceed guest expectations. Such cooperation streamlines workflows, optimizes resources, and enhances the guest experience by ensuring services are consistently high-quality and responsive. For instance, when front desk and housekeeping staff coordinate closely, guest rooms are prepared promptly, reducing wait times and enhancing satisfaction right from arrival. Consequently, fostering a collaborative environment becomes a strategic priority for hotel managers aiming for excellence in service delivery.
Het hoogseizoen is voor veel hotels dé tijd van het jaar: gasten stromen binnen, kamers zitten vol, en de kansen om je omzet te verhogen zijn enorm. Maar laten we eerlijk zijn: het is ook de drukste en vaak de meest stressvolle periode. Je moet ineens op topsnelheid draaien, en de gastbeleving mag daar natuurlijk niet onder lijden.De hotels die echt excelleren in het hoogseizoen zijn niet per se de grootste of duurste, maar ze zijn slim, goed voorbereid en weten wanneer ze moeten schakelen. Of het nu gaat om flexibele roosters, slimme prijsstrategieën of creatieve upsell-mogelijkheden: met de juiste aanpak wordt het hoogseizoen niet alleen druk, maar ook enorm succesvol. In dit artikel nemen we je mee in de belangrijkste strategieën die succesvolle hotels gebruiken, en we geven alvast een voorproefje van wat er nog meer mogelijk is.
In hotels speelt het kassasysteem, ook bekend als een Point of Sale (POS), een centrale rol binnen de dagelijkse F&B-operatie. Van restaurant en bar tot roomservice en evenementen, alle bestellingen, betalingen en roomcharges lopen via je POS. Het systeem moet niet alleen effecient en gebruiksvriendelijk zijn voor de bediening, maar ook betrouwbaar samenwerken met je reserveringssysteem (PMS). In deze vergelijking zetten we drie veelgebruikte POS-systemen voor hotels op een rij, elk met hun eigen focus en sterke punten binnen de hotelpraktijk.
De hospitalitysector verandert razendsnel door nieuwe technologieën, veranderende gastverwachtingen en verschuivende marktdynamiek. Voor hotels betekent het bijhouden van deze trends niet alleen meer gasten aantrekken, maar ook het opbouwen van loyaliteit en een voorsprong behouden...
Voor hotelmanagers en personeel kan het integreren van een POS-systeem (Point-of-Sale) met een Property Management System (PMS) een enorme verbetering betekenen. Deze combinatie stroomlijnt processen, verbetert de gastervaring en verhoogt de efficiëntie. Maar een goede implementatie vraagt om...
In de hotelbranche zijn Revenue per Available Room (RevPAR) en Average Daily Rate (ADR) belangrijke statistieken die inzicht geven in de financiële prestaties van een hotel. Hoewel deze termen misschien technisch klinken, bieden ze essentiële inzichten die helpen bij het optimaliseren van inkomsten, bezetting en gasttevredenheid...
In de voortdurend veranderende wereld van de hospitalityindustrie staan hoteliers voor vele uitdagingen, zoals het efficiënt beheren van online distributie, upselling en de klantreis. Traditionele aanbieders van hotel...
Accessibility in hotels is far more than a legal checkbox or a few extra features. True hospitality means making every guest feel welcome and comfortable from the moment they consider booking, to the time they check out. While ramps and wheelchair-friendly bathrooms are essential, they’re only part of the picture. Accessibility today also includes mobility, sensory, cognitive, and digital considerations.For example, guests who are deaf or hard of hearing may require visual alarms, hearing loops at reception, or subtitled in-room entertainment. Blind or low-vision guests benefit from tactile signage, voice-assisted technology, and website designs that work seamlessly with screen readers. Guests with cognitive or neurological differences may appreciate quieter rooms, simplified signage, and staff who communicate clearly and calmly.
Een Property Management System (PMS) is essentieel voor het efficiënt runnen van een hotel, maar niet elk PMS is hetzelfde. Verschillende soorten hotels, van boetiekhotels tot grote resorts, hebben specifieke functies nodig die passen bij hun unieke behoeften...
Krispijn Westerink heeft in de twee decennia dat hij in de hotellerie en hoteltechnologie-business meedraait veel innovaties voorbij zien komen. De head of sales & partnerships van Freetime Hospitality denkt ook dat...
In de concurrerende hotelbranche van vandaag de dag is het optimaliseren van de omzet van je hotel belangrijker dan ooit. Revenue management, en vooral dynamische prijzen, spelen hierbij een cruciale rol. Maar wat houden dynamische prijzen precies in, en hoe kun je dit effectief gebruiken om ervoor te zorgen dat je hotel succesvol...
Vanaf 1 januari 2026 stijgt het btw-tarief op logies van 9% naar maar liefst 21%. Voor hotels is dat een klap: je marges slinken, en je bent haast verplicht om prijzen te verhogen. Maar een hogere kamerprijs roept al snel vragen op: gaan gasten afhaken? Hoe blijf je concurrerend, terwijl je marges onder druk staan?Het antwoord zit niet in nóg een paar euro bovenop de prijs plakken. Het zit in de manier waarop je je prijs neerzet, waarde toevoegt en je verhaal vertelt. In dit artikel delen we praktische tips voor hoteliers om om te gaan met stijgende kosten—zonder je gasten te verliezen. Of je nu een boetiekhotel in de stad runt of een familiehotel aan de kust, deze inzichten helpen je toekomstbestendig te ondernemen.
Schrijf je in voor onze exclusieve maandelijkse mailinglijst, VIPS Access, en krijg direct toegang tot deze gids, en andere praktische inzichten voor hospitalityprofessionals.
Je kunt hem downloaden via de knop hieronder of met de link in je inbox.
